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Comme pour les fichiers papier, les particuliers et les entreprises doivent archiver leurs documents électroniques. Cependant, tous les formats de fichiers ne conviennent pas à l'archivage à long terme. Le PDF/A est spécifiquement conçu à cet effet. Apprenez-en davantage sur ce format et sur la manière de convertir vos documents au format PDF/A.
Sommaire
Qu'est-ce que le PDF/A ?
Le PDF/A est le sous-ensemble du PDF pour la conservation à long terme des documents électroniques. Il s’agit d’une norme ISO depuis 2005 (PDF/A-1 ISO 19005-1 : 2005). Conçus pour l’archivage à long terme, les fichiers PDF/A ne contiennent que les éléments nécessaires pour assurer une reproduction fiable des documents.
Pourquoi ne pas utiliser de simples fichiers PDF ?
Comme vous le savez, l’objectif principal du format PDF est de conserver sa mise en page quel que soit l’appareil ou le système d’exploitation utilisé. Cela devrait suffire pour l’archivage puisque, en théorie, un fichier PDF créé aujourd’hui aura le même aspect quand on l’ouvrira sur un autre appareil/système dans le futur.
Et c’est ce que tout le monde fait depuis des années !
Cependant, ce n’est pas si simple.
Le format PDF générique (ISO 32000) permet des actions qui peuvent entraver sa visualisation future, telles que :
- le cryptage du document à l’aide d’un mot de passe,
- le contenu dynamique comme le lancement d’actions, le son, la vidéo, et autres,
- les polices de caractères peuvent ne pas être intégrées (si vous n’intégrez pas une police, le visualisateur la substituera si elle n’est pas disponible sur l’ordinateur, et le résultat est souvent surprenant…),
- différentes manières de rendre la couleur,
- et bien d’autres choses encore.
Contrairement au PDF, le PDF/A exige que toutes les informations nécessaires pour fournir un rendu précis du document soient contenues dans le fichier, y compris les polices, les profils de couleurs, les images, pour n’en citer que quelques-unes.
C’est également la raison pour laquelle le PDF/A interdit le contenu dynamique afin de garantir que l’utilisateur voit la même chose aujourd’hui et demain.
Qui a besoin du PDF/A ?
Fondamentalement, toute entreprise ou organisme qui doit archiver des documents bénéficiera de la conversion ou de la génération de fichiers PDF/A, notamment dans les domaines suivants :
- Finance
- Services publics
- Santé
- Juridique
- Pharmaceutique
Les différentes versions du PDF/A
Lorsqu’on plonge dans le monde du PDF/A, on est souvent un peu découragé par les nombreuses versions disponibles. Mais ne vous inquiétez pas ! Voici un (bref) récapitulatif des principales caractéristiques de chaque version et niveau. Pour des informations techniques plus détaillées, consultez le site de la PDF Association, la référence sur le format.
PDF/A-1 ISO 19005-1 : 2005
Basé sur le PDF 1.4
La norme PDF/A-1 comporte deux niveaux : PDF/A-1a et PDF/A-1b.
Le PDF/A-1a (avec a pour « accessible ») vise à améliorer l’accessibilité du fichier grâce à une structure de document logique et aux balises et informations nécessaires pour aider les utilisateurs avec les technologies d’assistance.
Le PDF/A-1b (avec b pour « basic ») ne comprend que les éléments nécessaires à une reproduction fiable de l’aspect visuel du document.
PDF/A-2 ISO 19005-2 : 2011
Basé sur le PDF 1.7
Nous trouvons trois niveaux de conformité dans cette version : PDF/A-2a, PDF/A-2b, et PDF/A-2u.
Basé sur le PDF 1.7, le PDF/A-2 inclut toutes les nouvelles caractéristiques de la spécification PDF, telles que la transparence et le contenu optionnel (couches).
Une autre caractéristique majeure est la possibilité d’intégrer des fichiers PDF/A pour faciliter l’archivage de plusieurs documents dans un seul fichier.
Le nouveau niveau de conformité PDF/A-2u (avec u pour « Unicode ») demande que tout le texte du document ait un mappage Unicode.
PDF/A-3 ISO 19005-3 : 2012
Basé sur le PDF 1.7
Trois niveaux de conformité sont disponibles : PDF/A-3a, PDF/A-3b et PDF/A-3u.
Le PDF/A-3 permet d’intégrer des formats de fichiers arbitraires (tels que XML, CSV, CAO, documents de traitement de texte, feuilles de calcul, etc) dans un document PDF/A.
PDF/A-4 ISO 19005-4 : 2020
Basé sur le PDF 2.0
Les niveaux de conformité a, b et u sont abandonnés et remplacés par le PDF/A-4.
Deux nouveaux niveaux font leur apparition. Le PDF/A-4f permet d’intégrer des fichiers dans tout autre format.
Le PDF/A-4e quant à lui est le successeur de la norme PDF/E-1 ISO 24517-1, elle-même basée sur le PDF 1.6. Le PDF/A-4e comprend des annotations RichMedia pour le contenu 3D au format U3D ou PRC et les fichiers intégrés.
Le support PDF/A avec AvePDF
Notre widget vous permet de convertir vos documents PDF en:
- PDF/A-1a
- PDF/A-1b
- PDF/A-2a
- PDF/A-2b
- PDF/A-2u
- PDF/A-3a
- PDF/A-3b
- PDF/A-3u
- Les niveaux PDF/A4 sont bientôt disponibles. Mise à jour : ils sont disponibles !
Pour ceux qui ne savent pas vraiment quelle version du PDF/A choisir,
Nous recommandons la conversion au format PDF/A-2b car il prend en charge davantage de fonctionnalités que le format PDF/A-1 et garantit que vos documents sont conformes à la spécification sans imposer de traitement supplémentaire qui nécessite de modifier le document manuellement.
Convertissez vos fichiers en PDF/A : tutoriel
Passons maintenant à notre tutoriel !
Vous pouvez soit regarder la vidéo (en anglais pour le moment), soit lire la transcription ci-dessous.
1. Rendez-vous sur AvePDF.com
Pour commencer, visitez notre page d’accueil ou cliquez ici pour atterrir directement sur le widget Convertisseur PDF/A.
Vous pouvez aussi convertir votre PDF en PDF/A en utilisant directement le widget ci-dessous. Si vous souhaitez l’intégrer gratuitement sur votre site internet, lisez notre tutoriel.
2. Importez votre fichier PDF
Glissez et déposez votre fichier ou importez-le depuis votre appareil ou solution cloud de votre choix.
3. Choisissez le niveau de conformité
Choisissez le niveau de conformité de votre choix dans le menu déroulant.
Cliquez ensuite sur le bouton Convertir. Si vous ne savez pas quel niveau de conformité choisir, par défaut, la sélection est réglée sur PDF/A-2b, car c’est la version utilisée par la majorité des utilisateurs.
4. Téléchargez votre fichier PDF/A
Téléchargez votre fichier PDF/A sur votre ordinateur ou enregistrez-le directement dans votre service de stockage cloud.
Tous les documents traités avec AvePDF sont automatiquement supprimés de nos serveurs après 30 minutes.
Si vous préférez, vous pouvez supprimer le fichier manuellement juste après le traitement en cliquant sur l’icône de la corbeille.
Vous pouvez aller plus loin et améliorer votre document avec nos autres outils Hyper-compression PDF , Signer PDF et Validation PDF/A.
Astuce : vous n’avez pas besoin de télécharger à nouveau votre fichier si vous utilisez l’un des outils recommandés.
A très bientôt sur AvePDF!
Elodie & Rémi
