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Il est très facile de protéger, sécuriser les fichiers PDF et les documents électroniques et d'empêcher tout accès non autorisé. Vous pouvez par exemple ajouter une signature électronique, un mot de passe et supprimer le contenu sensible de vos PDFs grâce aux outils en ligne gratuits d'AvePDF.
Sommaire
Dans l’article d’aujourd’hui, je vais vous donner trois astuces pour sécuriser facilement vos fichiers PDF et leur contenu.
Le document que vous souhaitez sécuriser est une image ou un autre format qui n’est pas un PDF ? Avant toute chose, convertissez ou fusionnez vos fichiers en PDF.
Ensuite, en fonction de vos besoins, vous pouvez effectuer une ou plusieurs actions pour protéger votre fichier et son contenu. Vous pouvez, par exemple :
Nous allons maintenant en savoir plus sur chaque stratégie.
La signature électronique
Le terme « signature électronique » ou « signature numérique » décrit en fait plusieurs concepts différents. Car il n’existe pas un seul type de signature électronique et toutes les signatures ne se valent pas.
Il existe 3 types de signatures électroniques autorisées par eIDAS (au niveau européen) : simple, avancée et qualifiée.
Dans tous les cas, les objectifs de la signature électronique sont :
- L’intégrité : assurance que le document n’a pas été modifié quelque part dans le workflow.
- L’authenticité : assurance que le signataire du document est bien celui que l’on pense être (et non quelqu’un d’autre).
- La non-répudiation : assurance que le signataire ne peut pas refuser sa signature.
Contrairement à l’Europe, les lois américaines (UETA Act et E-Sign Act) ne font pas de distinction entre les différents types de signatures électroniques en fonction de leur niveau de sécurité. Ce qui est important, c’est l’intention de signer.
La signature électronique simple
La signature électronique simple est adaptée aux actes de la vie courante ou à ceux qui ont de faibles conséquences juridiques ou financières pour le signataire. Il peut s’agir du tracé de votre signature, réalisé à l’aide de la souris ou du pavé tactile, ou d’une image de votre signature.
La signature électronique avancée
Elle comprend l’utilisation d’un certificat numérique, un document électronique émis par une autorité de certification. Son but est de valider l’identité de l’utilisateur.
La signature électronique qualifiée
Généralement utilisé pour les actes authentiques des notaires, avocats, huissiers, tribunaux, etc. Une autorité de certification approuvée par le gouvernement doit vérifier et valider l’identité du signataire.
Horodatage
Il existe souvent une option d’horodatage de la signature, ce qui signifie que la date et l’heure exacte de la signature seront ajoutées au document. L’horodatage numérique peut être émis par une autorité de confiance, comme le certificat numérique, mais de nombreuses solutions fournissent leur propre horodatage.
Quelle signature électronique dois-je utiliser ?
N’oubliez pas que, selon le contexte, il n’est pas obligatoire de disposer du plus haut niveau de signature électronique. Dans la plupart des cas (ou en d’autres termes, lorsque vous ne traitez pas avec le système juridique), vous aurez besoin d’une signature simple ou avancée.
Le widget AvePDF Signer PDF prend en charge les deux types de signature, grâce à la possibilité d’importer un certificat numérique.
Que dit la spécification PDF à propos de la signature électronique ?
Pour la spécification PDF, la sécurité du processus de signature électronique est assurée par la cryptographie asymétrique (clé publique/privée), l’algorithme de hachage SHA-256 et l’horodatage (section 12.8.5 PDF 2.0).
Essayez notre widget de signature !
Cryptage des PDF avec un mot de passe
Un autre outil utile pour sécuriser les documents PDF est l’utilisation d’un ou plusieurs mots de passe pour définir les droits des différents types d’utilisateurs.
Le cryptage dans la spécification PDF
Le PDF utilise les algorithmes de cryptage RC4 et AES.
Le RC4 permet un cryptage symétrique des flux (c’est-à-dire que le même algorithme peut être utilisé pour crypter et décrypter). Mais en raison de multiples vulnérabilités, il est devenu moins sûr et est devenu obsolète dans le PDF 2.0 (la dernière version du PDF). RC4 est une marque déposée.
Il a été remplacé par AES, une norme de cryptage avancée, beaucoup plus complexe et plus sûre que RC4. Elle est également disponible publiquement, contrairement à RC4.
L’AES a été adopté par le gouvernement américain et est maintenant utilisé dans le monde entier. Il s’agit également d’un algorithme à clé symétrique, ce qui signifie que la même clé est utilisée pour le cryptage et le décryptage des données.
Il s’agit du seul cryptage disponible publiquement approuvé par la NSA pour les informations top secrètes (pour AES 192 et 256).
Options avancées
La plupart des outils offrent des fonctions d’autorisation avancées pour gérer les fichiers sensibles. De cette façon, vous pouvez facilement activer ou désactiver :
- l’impression,
- l’édition,
- la copie d’éléments,
- l’accès au texte pour les lecteurs d’écran destinés aux personnes malvoyantes.
Essayez notre widget pour crypter les PDFs !
Et lorsque vous aurez besoin de déverrouiller votre dossier, vous pourrez utiliser notre outil :
Essayez notre widget Déverrouiller PDF !
Supprimez les informations sensibles grâce à la rédaction de PDF
Petite parenthèse linguistique…
L’action de supprimer les données d’un fichier électronique de manière définitive est rendue par le terme « biffer. » Comme la famille du mot biffer (avec biffure ou bien le particulièrement lourd « marques de biffures » que nous utilisons nous-mêmes dans notre outil…) n’est pas particulièrement courante en français, nous utilisons aussi l’expression « rédaction de PDF » qui est un anglicisme (en anglais, on parle de « PDF redaction »). Ce n’est pas non plus l’idéal étant donnée la polysémie du terme, mais cette expression est de plus en plus fréquente.
Parenthèse terminée…
La rédaction de PDF est un outil de sécurité indispensable et nécessaire pour toutes les entreprises qui utilisent des données personnelles et/ou sensibles (c’est-à-dire toutes les entreprises).
Vous trouverez des exemples de données sensibles ou personnelles dans du texte avec les :
- numéros de sécurité sociale
- numéros de téléphone et courriels
- adresses personnelles
- noms des personnes
- numéros de carte d’identité et de passeport
Et où vous pouvez les trouver dans un fichier PDF, lorsqu’ils ne figurent pas dans le texte visible, dans les :
- photos de personnes ou de lieux
- codes-barres contenant des informations personnelles
- métadonnées
- pièces jointes
- annotations et commentaires
En effet, un fichier PDF contient à la fois des informations visibles, qui peuvent être lues, et des informations cachées telles que des métadonnées, des pièces jointes, des signets, etc., qu’il convient de supprimer si nécessaire.
Pour biffer un PDF, nous pouvons utiliser plusieurs techniques :
- les annotations de rédaction/marques de biffures (qui ne sont pas de simples annotations qui cachent le texte ou l’image sans détruire l’information sous-jacente – une autre fois je vous parlerai des échecs les plus retentissants, avec des conséquences légales majeures…) pour le texte visible,
- et un processus appelé « assainissement » (sanitization) pour supprimer les informations cachées.
Nous pouvons supprimer des informations manuellement ou automatiquement en associant des outils tels que l’OCR en fonction du contexte d’utilisation.
Essayez notre widget Biffer PDF !
Pour conclure
Il existe de nombreuses autres façons de sécuriser les fichiers PDF et autres documents électroniques. Vous pouvez, par exemple, ajouter un filigrane, supprimer du texte et des images.
Tout dépend de votre stratégie de sécurité et de ce que vous voulez faire avec vos fichiers !
Nos widgets gratuits montrent les fonctions de sécurité les plus courantes, mais notre API peut faire beaucoup plus en coulisse !
Développeurs, consultez nos API Desktop, Web et Cloud ; vous pourriez vouloir les utiliser dans vos applications !
Cheers!
Elodie
